[vc_row][vc_column][vc_column_text]
Microsoft Teams Kullanım Rehberi. Microsoft Teams, bize araştırma, tez, toplantı, eğitim, kongre& konferans gibi birçok zor etkinliği uzaktan iş birliği içinde yapma fırsatı sunmakta. Uzaktan çalışmanın popülerleştiği bu zamanda bir araya gelmeden verimli işler yapmanın yollarını arar olduk. Microsoft’un uzaktan çalışma üzerine yıllardır Google’a kaptırdığı bir alanda artık güçlü bir kozu var: Microsoft Teams
1. Microsoft Teams ve Uzaktan Çalışma
Akademinin en büyük zorluklarının başında ortak proje, araştırma, bilimsel toplantı gibi etkinlikleri organize etmek gelir. Hepimiz uluslararası literatürde farklı ülkelerden birçok araştırmacının bir araya gelerek, çok iyi işler çıkardığını görürüz. Peki buradaki püf noktalar neler? Bu insanlar bir arada olmadan bu iş disiplinini nasıl sağlıyor? Aslında uzaktan çalışma için önemli olan ilkeleri SOVİT modeli önerisi ile sizlere anlatmıştım. SOVİT modelimizde son harfi temsil eden “teknoloji”nin önemini bir kez daha burada anlamış olacağız.
Microsoft Teams aynı zamanda Google Drive gibi bulut tabanlı bir destek sunuyor. Yani Teams altında yaptığınız tüm işlemler, dosyalar, yazışmalar internet üzerinde saklanabiliyor. Böylece istediğiniz her yerden ister pc ister mobil ile verilerinize ulaşıp, iletişim kurmanız mümkün.
2. Neden Microsoft Teams ile Çalışmalıyım?
Microsoft teams, uzaktan çalışmak için biçimlendirilmiş en nitelikli program diyebilirim. Uzaktan çalışmada uzun yıllardır Google Drive ve Google Formlar’ı zaten kullanıyorduk diyebilirsiniz. Kesinlikle Google’ın yıllardır sunduğu hizmet paha biçilemez. Fakat iki programın da birbirlerine göre ayrı artıları ve eksileri var. Google Drive alt yapısını ne kadar kullansak da sonunda işimizin Microsoft Office (Word, Excell, Powerpoint vb.) ile bittiği gerçeği önümüzde. Drive üzerinde her biten çalışmanın ardından soluğu mecburen Office uygulamalarında alıyoruz. Microsoft Teams’de ise aynı alt yapıyı kullandığımızdan böyle bir derdimiz olmuyor.
3. Microsoft Teams Kayıt, indirme ve Giriş
Dünya’nın en yaygın kullanılan işletim sistemi olan Microsoft, çoğumuzun bilgisayarında farklı versiyonlarla bulunmakta. Eğer Windows 10 kullanıcısı iseniz Microsoft Teams modülü zaten yüklü yer alıyor. Eski Windows versiyonlarında indirmeniz gerekiyor. Microsoft Teams masaüstü ve mobil uygulamalarını kullanarak birçok platformdan erişim sağlanabiliyor.
Microsoft Teams Giriş: Microsoft yıllardır ücrete dayalı hizmet anlayışını Microsoft Teams uygulaması ile biraz kırmış durumda. Microsoft Teams’in temel kullanımı tamamen ücretsiz. Yalnız içerisinde kullanacağınız Office 365 vb. yazılımları ücretli olarak sunmaya devam ediyor. Kullandığınız Outlook veya Hotmail hesabınız varsa, onunla oturum açmanız mümkün. Kurumsal anlaşmalar varsa kurumsal mailiniz ile girebiliyorsunuz. Girişi sadece mail ve şifre ile gerçekleştirmek mümkün.
4. Microsoft Teams Kullanımı
Artık başlama zamanı. Öncelikle şunu belirteyim ki MS Teams kullanma becerileriniz tamamen pratiğinize dayalı gelişecektir. Burada amaca yönelik genel kullanımdan yani akademik hayatta MS Teams ile nasıl çalışabilir? Bunun cevabını vermeye çalışacağım.
MS Teams’i yaklaşık iki aydır kullanıyorum. Bir araştırma ekibi oluşturduk ve bunu uzaktan nasıl yürütebiliriz diye düşünürken MS Teams kullanmaya karar verdik. Şu an her şey yolunda ve güzel gidiyor. Uygulamayı kullandıkça yeni özellikler keşfettiğimiz gibi eksik yönlerini de anlıyoruz. İlerleyen başlıklarda bunlara değineceğim.
Giriş yaptık ve karşımıza kullanışı kolay bir ara yüz çıkıyor. Bu ara yüzde sol sütunda etkin kullanacağımız sekmeler yer alıyor. İstersek bu sekmeleri destek sağlanan 3. parti uygulamalar ile artırabiliyoruz. En yukarı satırda ise geniş bir arama konsolu ve beraberinde profil sekmesi yer alıyor.
Başlamadan önce yola çıkış amacımızı bir sorgulayalım. Bir akademisyeniz ya da bir öğrenci. Bir tezimiz, araştırmamız, projemiz ya da bir kongre, toplantı gibi bir etkinliğimiz var. Bunu uzaktan en verimli şekilde bir ekiple yönetmek istiyoruz. MS Teams ile nasıl yol alabiliriz? Başlayalım.
4.1. Ekipler
Bu başlık altında, oluşturduğumuz ekiplere ulaşabiliyoruz. Yan konsolun altından bir ekip oluştura tıklıyoruz ve karşımıza “Ekip Oluşturma” veya “Ekibe kodla katıl” seçenekleri geliyor. Ekibi oluştur sekmesinden ekibi oluşturuyoruz. Ekibi herkese açık ya da kapalı yapabilirsiniz. Kapalı yaptığınızda sadece sizin eklediğiniz kişiler ekipte yer alabilecektir. Ekip oluştu.
Ekibi düzenlemek için yan konsoldan ekip üzerine gelip üç noktalı kısımdan değişiklikleri yapmamız mümkün. Burada çıkan;
Ekibi Yönet: Ekipte ekleme ya da çıkarmalar ve görev değişiklikleri yapılıyor.
Kanal Ekle: Ekip içerisinde farklı gruplar yaratabilmek için kullanılıyor. Kanal açmazsanız “Genel” kanalı üzerinden tüm etkileşimler devam ediyor.
Ekibi Düzenle: Buradan isim değişikliği ya da ekibe avatar seçimi yapabilirsiniz.
Ekibin bağlantısını al: Buradaki bağlantıyı paylaştığınız kişiler ekibe katılım sağlayabiliyor.
Sekme Fonksiyonları dediğimiz sağ büyük alanda ekiple ilgili tüm işlemlerimizi gerçekleştiriyoruz. Sağ üstte sütun içerisinde ekiple ilgili fonksiyonları belirleyebiliyorsunuz. Burada;
Gönderiler: Ekip iletişiminin sağlandığı tüm haberleşmeye dair akışın olduğu yer. Mesaj gönderimi, dosya paylaşımı ya da diğer tüm yaptığınız etkinlikler akış halinde burada görüntülenir. Kişiler “@” etiketiyle birbirlerine cevap verebilir.
Dosyalar: Bulut destekli bu ortamda teziniz, araştırmanız ya da projeniz için istediğiniz dosyayı yükleyebilirsiniz. Bu dosyaları ekip her zaman görebilir, değişiklik yapabilir.
Toplantı Yapın: Kamera simgesi olarak görünen kısımdan görüntülü ve sesli toplantılar planlayıp, direk de yapabiliyorsunuz. Toplantılar da dosya paylaşımı, ekran paylaşımı, kaydetme, arka plan değiştirme, beyaz tahta kullanımı vb. neredeyse Zoom ile yarışır şekilde birçok fonksiyon yer almakta.
Sekme Ekleme (+): Hemen sütunun devamında yer alan “+” bölümüne tıkladığınızda sizi baya kalabalık bir uygulama hazinesi karşılıyor. Burada MS uygulamalarından tutun 3. parti yazılımları da eklemeniz mümkün.
Bunlardan bazılarını tavsiye edecek olursam;
Planner: Ekip içerisindeki süreçleri takip etmenize yarayan, planlarını yapıp, planla ilgili süreçleri yönettiğiniz çok etkileşimli bir plan defteri. Örneğin; bir toplantı planladınız hemen buradan saatini belirleyip oluşturduğunuzda gönderilere direk düşüyor. Ekip üyeleri toplantı zamanı o linkten giriş yapabiliyorlar. Süreçlerle ilgili de bir şey belirleyebilirsiniz. Örneğin; literatür tarama aşaması. Bu aşamada görev dağılımı atayıp, sürece dair bireyler güncellemede de bulunabiliyorlar. Açıkçası bana çok kullanışlı gelen bir eklenti diyebilirim.
Forms: Google Form uygulamasının birebir aynısı hatta daha iyisi olabilir. Akademide uzun yıllardır online anketler için Google Formlar kullanıldı. Halen de kullanılmakta ama MS Teams de bu konuda baya iddialı. Formları eklediğinizde karşınıza sorular ve yanıtlar sekmeli form ara yüzü geliyor. Soruları oluşturmak çok kolay. Birçok anket değişkeni de düşünülmüş durumda. Hazır tema ara yüzünü seçebilir ya da kendiniz resim ekleyebilirsiniz. Ön izleme seçeneğinde mobil versiyonunu bile görüntüleyebiliyorsunuz. MS Teams bu konuda her şeyi düşünmüş durumda. Yanıtlar sekmesinde sonuç grafiklerini görebileceğiniz gibi Excell’de aç sekmesi ile verilerinizi aktarabiliyorsunuz.
Ben size burada sadece iki eklentiden bahsettim. Gerisi tamamen sizin tercihlerinize kalıyor. Microsoft ürünlerinin haricinde 3. parti yazılımlar (Zoom, TeamViewer, Todoist, Survey Monkey vb.) da hayli ilgi çekici şeyler çıkarabiliyor. Zaten Teams farkını burada yaratıyor. Zamanla yararlı bulduğum uygulamalar olursa burada sizlerle paylaşmaya devam edeceğim. Eğer sizin de farkettiğiniz yararlı eklentiler olursa deneyimlerinizi benimle paylaşabilirsiniz.
4.2. Sohbet
İsminden de anlaşıldığı gibi tüm mesajlaşmalarınızı buradan yönetebiliyorsunuz. Haricinde dilerseniz birebir sesli veya görüntülü görüşme de yapabiliyorsunuz.
4.3. Etkinlik
Akış kısmından tüm bildirimlerinize ulaşmanız mümkün. MS Teams bildirim konusunda henüz bazı eksikliklere sahip. Bazen değişiklikler yapsanız da mobil bildirimler alamayabiliyorsunuz. Muhtemelen ilerleyen zamanlarda gelen güncellemelerle iyileştirmeler de olacaktır.
4.4. Ödevler
Bu özellikten faydalanabilmeniz için bir sınıf olması gerekir uyarısını alıyorsunuz. Eğer öğrencinizle tez, araştırma, ödev vb. bir süreç içerisindeyseniz öğrencinize buradan ödevler tanımlayabiliyorsunuz.
4.5. Aramalar
Bu kısımda kişi listenize bakabilir, geçmiş aramalarınıza dair kayıtları görebilir ve hızlı arama seçeneklerini kullanabilirsiniz. Aynı zamanda birden fazla kişi için grup oluşturma seçeneği mümkün.
4.6. Dosyalar
Buradan bulut ortamındaki tüm dosyalarınıza erişmeniz mümkün. MS Teams bir farkını da burada yaratıyor. Dilerseniz başka bulut sağlayıcılarınız varsa onları da buraya bağlayabiliyorsunuz. Böylece tüm dosyalarınızı bir yerden yönetmek durumunda da kalmıyorsunuz.
4.7. Ayarlar
Sağ üst pencerede profilinizin olduğu yere tıklayarak; durum değiştirebilir, ayarlar menüsü vb. ulaşabilirsiniz. Ayarlar menüsünden tema, bildirimler, cihazlar, izinler gibi birçok seçeneği özelleştirmeniz mümkün. Buraları da incelemenizi öneririm.
MS Teams ile ilgili şimdilik anlatacaklarım bu kadar. Kullanıcı deneyimlerim geliştikçe buraları güncelleyeceğim. Akademisyenler ve öğrencilerin uzaktan çalışma yapabilmesi için biçilmiş bir kaftan. Kesinlikle tavsiye ediyorum.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Bir yanıt yazın